Vilkikų pelningumo ataskaita su Power BI
Vilkikų pelningumo ataskaita: kuris vilkikas realiai uždirba
Trys sistemos, kurios tą patį vilkiką vadina skirtingai → vienas žvaigždės modelis → keturi puslapiai, kuriuose matyti ne tik kuris vilkikas nuostolingas, bet ir kodėl.
Užduotis
Vežėjas su 24 vilkikų parku mato bendrą rezultatą: kiek uždirbta, kiek išleista. Bet kai marža nukrenta iki kelių procentų, bendras skaičius nebepadeda — reikia žinoti, kuris vilkikas ją valgo ir kodėl. Problema ta, kad atsakymas išbarstytas po tris sistemas, kurios tarpusavyje nesikalba: TMS žino reisus, kuro kortelių tiekėjas žino pylimus, buhalterija žino sąnaudas. Ir kiekviena tą patį vilkiką vadina savaip.
Prieš
- Trys sistemos, kurios tą patį vilkiką užrašo skirtingai:
V-104,LT104,Volvo FH 104 (ABC104) - Matoma bendra parko marža, bet ne atskiro vilkiko
- Kuro sąnaudos gyvena atskirai nuo visų kitų — o tai 47 % viso savikainos krepšelio
- Nuostolingą vilkiką galima pastebėti, bet ne paaiškinti: įkainis? tuščia rida? kuras? remontas?
Sprendimas
- Rankomis sudarytas vilkikų žinynas, per kurį sujungiamos visos trys sistemos
- Žvaigždės modelis su kalendoriumi — sąnaudos mėnesinės, todėl visi filtrai mėnesio lygmens
- 18 DAX matų: nuo maržos iki kuro pertekliaus eurais prieš normą
- Keturi puslapiai: parkas → vilkikai → kryptys → metodika
Duomenų kelias — nuo failų iki modelio
Ataskaitos vaizdas
Realus vaizdas iš Power BI
Ta pati ataskaita ir modelis tikroje Power BI Desktop aplinkoje — su ribbon’u, Visualizations ir Data panelėmis bei ryšiais tarp lentelių.
Kaip sudėliotas modelis
Aplankų struktūra sukurta taip, kad kiekvieną mėnesį tereikėtų įmesti naujus failus ir paspausti Refresh — modelis pats persidėlioja.
├── 📁 00_originalai ← nepaliesta šaltinių kopija
├── 📁 01_duomenys
│ ├── 📄 vilkikai.csv 24 eilutės
│ ├── 📄 reisai.csv 1 744 eilutės
│ ├── 📄 kuras.csv 868 eilutės
│ └── 📄 sanaudos.csv 192 eilutės
├── 📁 02_ataskaita
│ └── 📊 vezejo-ataskaita.pbix
├── 📁 03_eksportas
└── 📁 04_dokumentacija
Nauji mėnesio failai → 01_duomenys → Refresh → modelis atsinaujina
Modelis, kuris persiskaičiuoja
Tai ne paveikslėlis, o gyvas modelis. Tas pats dashboardas su dviem skirtingais filtrais duoda du skirtingus atsakymus.
Kairėje — Volvo FH gegužę: marža −4 258 €, trys nuostolingi vilkikai. Dešinėje — Mercedes Actros: keturi vilkikai, marža +18 001 €. Klientas perka ne vaizdą, o įrankį, kurį naudos pats.
Prieš ir po
Ką atskleidžia ataskaita
Trys spąstai, kurių skaičiai patys neparodo
Ataskaita, kuri rodo neteisingus skaičius, atrodo lygiai taip pat gerai, kaip ta, kuri rodo teisingus. Šiame projekte trys klaidos buvo rastos jau po to, kai vizualai atrodė baigti — ir nė viena iš jų nebūtų pati savęs išdavusi.
Didžiausia sąnauda buvo iškritusi
„Sąnaudų struktūra” rodė aštuonias rūšis iš buhalterijos: lizingą, draudimą, padangas, remontą. Bendra suma atrodė padoriai. Tik kuro joje nebuvo — nes kuras ateina iš kitos sistemos. 1 145 310 €, arba 47 % viso savikainos krepšelio, tiesiog nebuvo diagramoje. Pataisius, patikra: devynių juostų suma sutapo su bendromis sąnaudomis iki cento.
Teisinga bendra suma, neteisingi visi langeliai
Matrica „marža pagal užsakovą ir kryptį” rodė maždaug −2,4 mln. € kiekviename langelyje. Priežastis: užsakovas ir kryptis gyvena reisų lentelėje, o sąnaudos — savo, su jomis nesusijusioje. Filtras pagal užsakovą pajamas filtravo, o sąnaudų — ne, todėl kiekvienas langelis gaudavo viso parko sąnaudas. Bendra suma vis tiek buvo teisinga, todėl iš pirmo žvilgsnio niekas nekliuvo. Taisymas nebuvo techninis: maržos pagal kryptį apskaičiuoti negalima be prielaidos, kaip paskirstyti sąnaudas — todėl matrica rodo pajamas už pakrautą kilometrą, o apribojimas užrašytas metodikos puslapyje.
Slenkstis, kuris žymėjo vidurkį
Kuro sąnaudų riba iš pradžių buvo 33 l/100 km. Prie jos raudonai užsidegė 9 vilkikai iš 24 — o parko vidurkis yra 32,1. Slenkstis žymėjo ne problemą, o vidurkį. Pakeltas iki 35. Antra taisyklė („kuro perteklius eurais > 0″) nuimta visai: ji degė beveik visur ir kartojo tą pačią informaciją.
Visos trys rastos todėl, kad skaičiai buvo tikrinami atgal prieš dedant juos į vizualą, o ne po to, kai ataskaita jau pas klientą.
Metodika: kaip skaičiuota
Kokios prielaidos taikytos ir ko ši ataskaita neskaičiuoja.
- TMS, reisų valdymo sistema — 1 744 reisai: data, vilkikas, kryptis, užsakovas, kilometrai, pajamos
- Kuro kortelių išklotinė — 868 pylimai: data, kortelė, litrai, kaina, suma
- Buhalterinė apskaita — 192 eilutės: objektas, mėnuo, aštuonios sąnaudų rūšys
Trys sistemos tą patį vilkiką užrašo skirtingai — V-104, LT104, Volvo FH 104 (ABC104). Jos sujungtos per rankomis sudarytą vilkikų žinyną.
Kuras, lizingas arba nusidėvėjimas, draudimas, remontas, padangos, vairuotojo kaštai su dienpinigiais, kelių mokesčiai ir vilkikui priskirta administracinių sąnaudų dalis.
- Administracinės sąnaudos priskirtos tolygiai — po lygiai kiekvienam vilkikui. Realiame projekte tai pirmas klausimas klientui: ar dispečerio laikas pasiskirsto tolygiai
- Kuro norma palyginimui — 30,5 l/100 km. Nuokrypis nuo jos perskaičiuotas į eurus pagal vidutinę pylimo kainą
- Sąnaudos fiksuojamos vilkikui ir mėnesiui, todėl visi ataskaitos filtrai veikia mėnesio lygmeniu
Maržos pagal užsakovą ar kryptį apskaičiuoti negalima — sąnaudos nesusietos su konkrečiu reisu. Todėl kryptys ir užsakovai lyginami pagal pajamas už pakrautą kilometrą, ne pagal maržą.
Norint maržos pagal kryptį, reikėtų susitarti dėl sąnaudų paskirstymo taisyklės, pavyzdžiui proporcingai kilometrams. Tai prielaida, ir ji turi būti pasakyta garsiai, o ne paslėpta skaičiuje.
Visi šioje ataskaitoje naudojami duomenys yra išgalvoti, o įmonė „PARKAS 24″ neegzistuoja. Sąnaudų dydžiai ir rodikliai kalibruoti pagal viešai skelbiamus Lietuvos vežėjų sektoriaus duomenis, kad ataskaita atrodytų ir elgtųsi kaip tikra. Tai portfolio darbas, ne realaus kliento rezultatas.
Technologijos ir metodai
Merge Queries
Unpivot Other Columns
Using Locale
Žvaigždės modelis
DAX measures
Sąlyginis formatavimas
Sklaidos diagrama
Sinchronizuoti filtrai
Duomenų kokybės patikros
Dashboard dizainas
Power BI Desktop
Turite parką, bet nežinote, kuris vilkikas uždirba?
Parašykite, kokias ataskaitas gaunate iš TMS, kuro kortelių ir buhalterijos — nemokamai įvertinsime, ką iš jų galima sujungti ir ką pamatytumėte tada, ko nematote dabar.