Case study: 12 Excel failų → vienas Power BI modelis (pardavimų analizė)

Metų pardavimų analizė dažnai gyvena dvylikoje atskirų Excel failų – po vieną kiekvienam mėnesiui. Kol žiūri į vieną mėnesį, viskas gerai. Bet vos prireikia metų vaizdo – kur augam, kur prarandam pelną – prasideda kopijavimas, klijavimas ir bandymas viską suvesti į vieną lentelę.

Šiame pavyzdyje parodysiu, kaip dvylika mėnesinių failų virto vienu Power BI modeliu su interaktyviais puslapiais. (Naudojami demonstraciniai duomenys – realaus kliento informacija nerodoma.)

1. Situacija: 12 atskirų failų

Kiekvieno mėnesio pardavimai buvo saugomi atskirame Excel faile. Norint pamatyti visų metų vaizdą, reikėdavo atidaryti visus dvylika, sukopijuoti į vieną lentelę ir tik tada bandyti skaičiuoti sumas ar lyginti mėnesius.

Problema ne tik laikas. Sujungus ranka, sunku pasitikėti skaičiais, o filtruoti pagal produktą ar regioną – dar sunkiau. Metų analizė tapdavo atskiru projektu kiekvieną kartą.

2. Užduotis: ko reikėjo

Reikėjo vienos interaktyvios vietos, kur matytum visus metus ir galėtum akimirksniu filtruoti – pagal produktą, regioną ar laikotarpį – be kopijavimo ir be atskiro suvedimo.

Ir kad, atėjus naujam mėnesiui, jo duomenys tiesiog prisijungtų, o ne verstų viską daryti iš naujo.

3. Sprendimas: žvaigždės (star) modelis

Visi dvylika failų sujungti per Power Query į vieną duomenų srautą. Vietoj vienos plokščios lentelės sukurtas žvaigždės (star) modelis: centre – faktų lentelė su pardavimais, aplink ją – dimensijos (produktai, data, regionas, kanalas).

Toks modelis leidžia filtruoti ir grupuoti duomenis bet kuria kryptimi, o skaičiai visada sutampa. Ant jo sudėti du interaktyvūs Power BI puslapiai – apžvalga ir detalesnė analizė.

Žvaigždės modelis: centre – pardavimų faktų lentelė, aplink – dimensijos, pagal kurias filtruojama.

4. Rezultatas: kas pasikeitė

Vietoj dvylikos atskirų failų atsirado viena vieta, kur matomas visas vaizdas. Užuominos, kur slypi pelnas ir kur jį prarandam, tampa matomos vienu žvilgsniu, o filtras pagal produktą ar regioną – vienu paspaudimu.

Naujo mėnesio duomenys nebereikalauja perdaryti analizės – jie tiesiog prisijungia prie modelio.

5. Ką iš to galite pasiimti ir sau

Jei jūsų duomenys išbarstyti po daug failų ar segmentų, principai tie patys:

• nesuvedinėkite visko į vieną plokščią lapą ranka – sujunkite per Power Query;
• vietoj vienos didelės lentelės kurkite modelį: faktų lentelė + dimensijos;
• žvaigždės modelis duoda greitesnes, patikimesnes ataskaitas ir lengvą filtravimą.

Tai ir yra natūralus kitas žingsnis, kai analizė peraugsta paprastą Excel lentelę.

Išvada

Šis pavyzdys rodo, kad metų pardavimų analizė neturi būti dvylikos failų dėlionė. Sujungus duomenis į vieną žvaigždės modelį, ataskaita tampa interaktyvi, patikima ir aiškiai parodo, kur slypi pelnas – be rankinio suvedimo kiekvieną kartą.