Case study: saulės elektrinės ataskaita, kurios nebereikia daryti iš naujo

Saulės elektrinės gamybos ataskaita – geras pavyzdys, kaip pasikartojantis darbas tyliai suvalgo laiką. Gamybos duomenys iš ESO savitarnos atsisiunčiami kaip CSV failai tada, kai reikia; juos reikia sujungti, sutvarkyti, perskaičiuoti rodiklius ir atnaujinti dashboardą.

Šiame pavyzdyje parodysiu, kaip tas pats procesas iš pusdienio rankinio darbo virto vienu paspaudimu – nauji failai įmetami į aplanką, o ataskaita persiskaičiuoja pati.

1. Situacija: kaip atrodė procesas prieš

Kiekvieno mėnesio pradžioje kartojosi tas pats: parsisiųsti kelis ESO CSV failus, atidaryti, sujungti į vieną lentelę, pašalinti nereikalingus stulpelius, sutvarkyti datas ir tik tada skaičiuoti gamybos rodiklius bei atnaujinti grafikus.

Problema ne ta, kad tai sudėtinga – o ta, kad tai kartojasi. Kiekvieną mėnesį tie patys veiksmai, tas pats pusdienis ir ta pati rizika kur nors suklysti kopijuojant.

2. Užduotis: ko reikėjo

Tikslas buvo paprastas: ataskaita, kuri atsinaujina be rankinio darbo. Kad naujo mėnesio duomenys patektų į dashboardą be kopijavimo, be datų taisymo ir be „vėl viską perdaryti”.

Svarbu ir tai, kad sprendimas liktų Excel’yje – be naujų įrankių, kuriuos reikėtų atskirai mokytis.

3. Sprendimas: kaip tai padaryta

Vietoj rankinio kopijavimo duomenys pradėjo keliauti per Power Query. Vietoj jungimosi prie vieno failo, Power Query prijungtas prie viso aplanko (Folder import): visi ESO CSV iš to paties aplanko automatiškai sujungiami į vieną lentelę.

Toliau užklausa vieną kartą užrašo visus valymo žingsnius – datų tvarkymą, nereikalingų stulpelių pašalinimą, tipų priskyrimą. Sutvarkyti duomenys maitina Excel dashboardą su gamybos rodikliais ir grafikais.

Konkrečius žingsnius, kaip toks procesas kuriamas, aprašiau atskirai: kaip automatizuoti Excel ataskaitą naudojant Power Query.

4. Rezultatas: kas pasikeitė

Pokytis esminis: naujo mėnesio failą tereikia įmesti į aplanką ir paspausti Refresh. Power Query jį automatiškai įtraukia, pritaiko tuos pačius žingsnius ir atnaujina visą dashboardą.

Pusdienio rankinis darbas virto maždaug vienos minutės veiksmu – ir, kas ne mažiau svarbu, dingo rizika suklysti kopijuojant.

Prieš ir po: rankinis pusdienio procesas virto vienu Refresh paspaudimu (~1 min.).

5. Ką iš to galite pasiimti ir sau

Net jei jūsų duomenys visai ne apie saulės elektrines, principai tie patys:

• jei kas mėnesį gaunate tos pačios struktūros failus, junkitės prie aplanko, o ne prie vieno failo;
• valymo žingsnius užrašykite vieną kartą per Power Query, o ne kartokite ranka;
• atskirkite neapdorotus duomenis nuo dashboardo, kad naujas failas nieko nesugriautų.

Tai veikia su pardavimų, apskaitos, gamybos ar bet kokiais reguliariais eksportais.

Išvada

Šis pavyzdys nėra apie „sudėtingą automatizavimą” – jis apie tai, kad pasikartojantį darbą galima užrašyti vieną kartą ir nustoti jį daryti ranka. Rezultatas – ataskaita, kuri atsinaujina paspaudus mygtuką, ir pusdienis, susigrąžintas kiekvieną mėnesį.