Kas yra Report Automation? Excel ataskaitų automatizavimas

Report Automation – tai pasikartojančio Excel ataskaitų ruošimo automatizavimas. Daugelyje įmonių kiekvieną savaitę ar mėnesį kartojasi tas pats scenarijus: darbuotojas atsisiunčia vieną ar kelis Excel failus, juos sujungia, sutvarko duomenis, perskaičiuoja rodiklius, atnaujina lenteles ir parengia ataskaitą vadovybei.

Kitą savaitę visas procesas prasideda iš naujo. Nors pati ataskaita beveik nesikeičia, visas rankinis darbas kartojamas vėl ir vėl.

Report Automation leidžia pasikartojantį rankinį ataskaitų ruošimą pakeisti aiškiu procesu: nauji duomenys, Refresh ir atnaujinta ataskaita.

Kas yra Report Automation?

Report Automation – tai procesas, kai pasikartojantis ataskaitų ruošimas automatizuojamas taip, kad didžioji dalis rankinių veiksmų būtų atliekama automatiškai.

Vietoj to, kad kiekvieną kartą iš naujo tvarkytumėte duomenis, sukuriama sistema, kuri tuos pačius veiksmus atlieka pagal iš anksto paruoštą logiką.

Tipinis procesas atrodo taip:

• gaunami arba įkeliami nauji duomenys;
• duomenys automatiškai sutvarkomi;
• atnaujinami skaičiavimai;
• ataskaita atsinaujina paspaudus Refresh.

Sistema paruošiama vieną kartą, o vėliau tereikia įkelti naujus duomenis ir atnaujinti ataskaitą.

Kaip atrodo rankinis ataskaitų ruošimas?

Daugelyje organizacijų procesas atrodo panašiai:

• atsisiunčiami vienas ar keli Excel failai;
• kopijuojami duomenys;
• šalinami nereikalingi stulpeliai;
• taisomos datos, kodai ar pavadinimai;
• sujungiamos kelios lentelės;
• atnaujinamos Pivot lentelės;
• apskaičiuojami KPI;
• parengiama galutinė ataskaita.

Kitą savaitę arba kitą mėnesį visa tai kartojama iš naujo.

Iš pirmo žvilgsnio kiekvienas veiksmas atrodo trumpas, tačiau kartu jie gali užimti kelias valandas per savaitę.

Kodėl įmonės sugaišta tiek daug laiko?

Dažniausiai problema nėra pats Excel.

Problema yra procesas.

Įmonės daug laiko praranda todėl, kad:

• naudojami keli skirtingi duomenų šaltiniai;
• eksportai kiekvieną savaitę generuojami iš naujo;
• duomenis reikia valyti rankiniu būdu;
• skirtingi failai turi nevienodą struktūrą;
• tas pats darbas kartojamas nuolat;
• klaidos tikrinamos rankiniu būdu.

Kiekvienas papildomas rankinis žingsnis reiškia ne tik papildomą laiką, bet ir didesnę klaidų tikimybę.

Kaip atrodo automatizuotas procesas?

Gerai suprojektuotas automatizuotas procesas atrodo daug paprasčiau.

• Atsisiunčiami arba gaunami nauji duomenys.
• Pakeičiami seni duomenys arba papildoma pradinė lentelė.
• Paspaudžiamas Refresh.
• Ataskaita atsinaujina automatiškai.

Vietoj dešimčių rankinių veiksmų lieka keli aiškūs žingsniai.

Tai nereiškia, kad nebelieka jokio darbo. Tačiau didžioji dalis pasikartojančių veiksmų atliekama automatiškai.

Kokias ataskaitas verta automatizuoti?

Ne kiekvieną Excel failą verta automatizuoti.

Didžiausią naudą duoda procesai, kurie kartojasi reguliariai.

Pavyzdžiui:

• savaitinės veiklos ataskaitos;
• mėnesinės pardavimų ataskaitos;
• KPI suvestinės;
• finansinės ataskaitos;
• projektų stebėsenos ataskaitos;
• gamybos rodiklių analizė;
• vadovybės ataskaitos.

Jeigu tą pačią ataskaitą ruošiate kiekvieną savaitę ar mėnesį, tikėtina, kad bent dalį proceso galima automatizuoti.

Kokie įrankiai naudojami?

Report Automation nėra vienas konkretus įrankis.

Priklausomai nuo situacijos gali būti naudojami:

• Excel;
• Excel Table;
• Power Query;
• Pivot lentelės;
• Excel dashboardai;
• Power BI.

Svarbiausia ne technologija, o rezultatas – greičiau ir patikimiau paruošiamos ataskaitos.

Kokią naudą gauna įmonė?

Automatizuotas ataskaitų ruošimas leidžia:

• sutrumpinti ataskaitų ruošimo laiką;
• sumažinti rankinio darbo kiekį;
• sumažinti klaidų tikimybę;
• standartizuoti procesus;
• greičiau parengti informaciją sprendimų priėmimui.

Dažnai didžiausia nauda nėra vien sutaupytas laikas. Dar svarbiau, kad darbuotojai gali daugiau dėmesio skirti duomenų analizei, o ne jų kopijavimui.

Ar jūsų ataskaitą verta automatizuoti?

Pagalvokite apie savo darbo procesą.

Jeigu bent į kelis klausimus atsakote „taip“, verta apsvarstyti automatizavimą.

• Ar tą pačią ataskaitą ruošiate kas savaitę arba kas mėnesį?
• Ar kiekvieną kartą atliekate tuos pačius veiksmus?
• Ar naudojate kelis Excel eksportus?
• Ar dažnai kopijuojate ir valote duomenis?
• Ar ataskaitos paruošimas užtrunka ilgiau nei 30 minučių?

Jeigu taip, tikėtina, kad bent dalį proceso galima automatizuoti.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar Report Automation tinka tik Excel?

Ne. Automatizavimui gali būti naudojami Excel, Power Query, Power BI ir kiti įrankiai. Excel dažnai yra pirmas žingsnis, nes daug įmonių jau turi ataskaitas Excel formatu.

Ar verta automatizuoti vienkartines ataskaitas?

Dažniausiai ne. Didžiausia nauda gaunama tada, kai ataskaita kartojasi kiekvieną savaitę ar mėnesį.

Ar automatizuota ataskaita veiks visada?

Automatizavimas veikia geriausiai tada, kai duomenų struktūra išlieka pakankamai stabili. Jeigu keičiasi eksportų struktūra, gali reikėti atnaujinti ir automatizavimo logiką.

Kiek laiko galima sutaupyti?

Tai priklauso nuo proceso sudėtingumo. Tačiau jei ataskaita kas savaitę ruošiama rankiniu būdu, net kelių valandų darbas dažnai gali būti sutrumpintas iki kelių minučių.

Išvada

Report Automation nėra tik Excel funkcijų rinkinys ar Power Query sprendimas.

Tai būdas pakeisti pasikartojantį rankinį darbą aiškiu ir lengvai prižiūrimu procesu.

Vietoj to, kad kiekvieną savaitę atliktumėte tuos pačius veiksmus iš naujo, sistema paruošiama vieną kartą, o vėliau ataskaita atnaujinama vos keliais paspaudimais.